把用了多年的 CRM／ERP 換新，業務照常運作
客戶資料在 Excel、在業務的信箱、在多年前裝的系統裡，誰離職就帶走一塊。我們先盤點實際在用的功能，清理、搬移資料，導入您選定的新 CRM，串接官網與平台詢價。舊系統持續運作，新系統驗證無誤才切換，並保留回退方案。
CRM／ERP 優化與更新包含哪些工作？
HappyCXO 的 CRM／ERP 優化協助中小製造商與貿易商分階段汰換老舊系統：盤點實際使用的功能、清理並搬移資料、設定您選定的 CRM、串接官網表單與平台詢盤，在 ERP 提供 API 時串接、否則以匯出匯入交換資料，並完成教育訓練與 SOP。新系統驗證無誤前，舊系統持續運作。
包含項目
現況盤點
訪談實際使用的人，列出資料在哪裡（Excel、信箱、舊 CRM、ERP）、哪些欄位與報表真的有人用、哪些步驟靠人工複製。
資料清理與搬移
合併重複資料、統一公司名稱、國家與料號格式，對應新舊欄位，先試搬一小批，筆數與抽樣內容都核對過才正式搬移。
新 CRM 設定
在您選定的系統（例如 OKKI、HubSpot、Zoho、Salesforce 或其他）設定商機階段、欄位、權限與信件範本。訂閱與帳號在貴公司名下。
ERP 串接
客戶主檔、料號與訂單狀態在 CRM 與 ERP 之間交換：ERP 有 API 就用 API，沒有就用排程匯出匯入。ERP 本身的修改由您的 ERP 廠商處理。
分階段上線
先由一個團隊或一條產品線先行使用，新舊系統並行，依切換檢核表確認後才全面切換。
您會拿到什麼
- 現況盤點報告：資料來源、實際使用的功能、人工步驟
- 需求清單，以及（如需要）2–3 套系統的比較表，由您決定
- 舊資料的完整匯出備份，存放在您的空間
- 欄位對照表與搬移核對紀錄（筆數與抽樣比對）
- 設定完成的 CRM：商機階段、欄位、權限、範本
- 串接說明：哪些資料從哪裡來、多久同步一次
- 切換檢核表與回退方案
- 依角色的 SOP 與快速參考表
為什麼我們做得來
一位共同創辦人專精跨境電商與 CRM 導入，團隊有實際導入 CRM 的經驗。我們同時經營客戶的官網與平台，清楚詢盤從哪裡來、業務每天怎麼用。
仍由您負責
選哪一套系統、訂閱與費用、資料保留與刪除規則、何時切換，以及 ERP 內部的修改（由您的 ERP 廠商處理）。
適合誰
- 客戶資料散在 Excel、業務信箱和舊系統裡
- 業務一離職，客戶往來紀錄就跟著不見
- 舊 CRM 沒人更新、廠商不再支援，或只能在辦公室某台電腦上用
- 官網與平台詢盤還靠人工複製貼上
- 訂單在 ERP 裡，業務卻要打電話問才知道進度
不適合誰
- 需要客製開發或整套更換 ERP（會計、生產模組）；我們負責串接，不重寫 ERP
- 希望這個週末就全部切換完成；我們分階段進行
分工：您提供什麼、我們做什麼
您提供
- 最後選哪一套系統（我們可以協助比較）
- 系統訂閱與管理者帳號，登記在貴公司名下
- 一位熟悉目前流程的同事
- 資料保留規則與切換時間的決定
- 同事參加教育訓練的時間
我們負責
- 盤點、需求整理與系統比較
- 資料清理、對照與搬移核對
- CRM 設定與詢盤、ERP 串接
- 切換檢核表、回退方案與上線支援
- 教育訓練、SOP 與上線後維護
怎麼讓換系統少一點陣痛
換系統一定會有調整期，我們能做的是把風險拆小、每一步都能驗證、出問題時退得回去。
舊系統照常運作
新系統驗證無誤之前，舊系統不關，業務手上的報價不會中斷。
先備份，再搬移
舊資料完整匯出，存放在您的空間。
先試搬，再全搬
小批試搬，筆數與抽樣內容都核對過，才正式搬移。
分階段上線
一個團隊或一條產品線先用，確認可行再擴大。
寫好回退方案
切換前列出檢核項目，以及萬一不順時怎麼回到舊系統。
怎麼合作
- 01
20 分鐘線上展示
告訴我們目前用什麼、哪裡最痛。
- 02
盤點與計畫
盤點後提出分階段計畫、KPI 與報價。
- 03
分階段導入
試搬、先導上線、新舊並行，每週一份報告。
- 04
上線與維護
驗證後切換，之後定期檢視與維護。
怎麼開始：前幾週的工作順序
步驟 1: 訪談與盤點
和實際使用的人談，列出資料來源、使用中的功能與人工步驟。
步驟 2: 需求與選擇
整理必要功能清單；若您還沒決定系統，我們依清單比較 2–3 個選項，由您選定。
步驟 3: 備份與試搬
匯出舊資料備份、清理後試搬一小批，核對筆數與內容。
步驟 4: 先導上線
設定 CRM、接上一個詢盤來源，由一個團隊與舊系統並行使用，收集問題後再擴大。
實際時程依您的資料量與回覆速度而定，會在計畫中與您確認，不預先承諾日期。
我們使用的工具與平台
系統由您選擇，常見的組合有：
- CRM
- OKKI、HubSpot、Zoho CRM、Salesforce，或您選定的其他系統
- ERP
- 您目前使用的 ERP，透過 API 或 CSV／Excel 排程匯出匯入串接
- 串接工具
- 系統內建整合，或 Zapier、Make 等自動化工具（視情況）
- 詢盤來源
- 官網表單、共用信箱、阿里巴巴國際站等平台
相關案例
以下是網站搬遷與名單治理的專案，不是 CRM 專案；放在這裡，是因為搬資料時「逐筆驗證、不讓東西悄悄消失」的做法相同。
常見問題
- 換新系統，一定要停用舊系統嗎？
- 不用。新系統先導與驗證期間，舊系統照常運作；依切換檢核表確認無誤後才切換，並保留回退方案。
- 你們推薦哪一套 CRM？
- 看您的需求。我們先整理必要功能清單，再比較 2–3 個選項（例如 OKKI、HubSpot、Zoho、Salesforce），由您決定。訂閱與帳號登記在貴公司名下。
- 可以和我們的 ERP 串接嗎？
- 多數可以，方式視 ERP 而定：有 API 就用 API，沒有就用排程匯出匯入交換客戶、料號與訂單狀態。盤點時我們會先確認您的 ERP 能做到哪裡。ERP 內部的修改由您的 ERP 廠商處理。
- 舊資料會怎麼處理？
- 先完整匯出備份，存放在您的空間；清理後試搬一小批，核對筆數與內容，再正式搬移。舊資料的保留與刪除由您決定。
- 要多久才能完成？
- 依資料量、要串接的系統數量與團隊回覆速度而定。盤點完成後，我們會提出分階段計畫，與您確認每個階段的範圍，不預先承諾日期。
- 帳號和資料歸誰所有？
- 歸貴公司所有。系統、網站、平台與廣告帳號都登記在貴公司名下；每位同事使用自己的具名帳號，只開工作需要的權限，合作結束即移除。
- 客戶資料會被拿去訓練 AI 嗎？
- 工具有提供設定時，我們使用企業版方案或關閉訓練選項，並告訴您哪些工具會接觸到您的資料。權限只開工作需要的部分。
- 上線之後還能請你們維護嗎？
- 可以。資料清潔、新增欄位與報表、帳號增減都可以持續由我們處理；日常的 CRM 維護也可以併入業務支援。