系統與流程・部分範圍
資深同事腦袋裡的經驗，整理成全公司查得到的知識庫
規格怎麼回、報價怎麼算、哪個客戶要注意什麼，常常只有一兩個人知道。我們把這些經驗訪談、整理成可搜尋的知識庫與 SOP，用 AI 加快起草，由人審核，並持續更新。
企業知識庫與 SOP 服務在做什麼？
HappyCXO 的知識庫服務把只存在少數人腦袋裡的經驗整理下來：訪談資深同事，收集規格問答、報價邏輯、產品 FAQ 與新人上手流程，建成可搜尋的知識庫與 SOP。AI 協助起草與查詢，所有內容由真人審核，並定期更新。平台由您選擇，資料歸貴公司所有。
包含項目
知識盤點與訪談
與資深同事做簡短訪談，並整理過去的 Email、報價單、規格書與回覆紀錄。
技術與規格問答
買家最常問的技術問題，寫成標準答案，並註明依據的文件。
報價邏輯
記錄影響價格的因素、起訂量與交期的判斷方式，以及哪些情況要給老闆核准。價格本身仍由您決定。
可搜尋的知識庫
在您選定的平台建立分類、標籤與每頁的負責人，找得到、也知道該問誰。
AI 輔助起草與查詢
AI 依已核准的內容起草回覆與文件，由真人審核後才使用；工具有提供設定時，使用企業版或關閉訓練選項。
持續更新
定期把新的問題與答案補進去、標示過期內容，並保留修改紀錄。
客戶怎麼說
「他們建的 AI 知識庫真的厲害，新人進來 1 週就能回覆技術問題。我們第一個歐洲大單就是透過這套流程談下來的。」
您會拿到什麼
- 知識地圖：公司有哪些知識、目前在誰身上、放在哪裡
- 技術與規格問答集，每則註明依據文件
- 報價邏輯文件與核准規則
- 內部與對外兩版的產品 FAQ
- SOP 文件庫與新人上手清單
- 設定好分類與權限的知識庫，在貴公司帳號下
- 每次更新的修改紀錄與報告
仍由您負責
哪些內容可以對外、哪些屬於機密；報價與技術承諾的最終決定；知識庫平台的選擇與帳號。
適合誰
- 技術問題只有一兩個人答得出來
- 每來一個新人就要從頭教一次
- 同一個產品，不同業務報出來的價格與說法不一樣
- 同樣的問題，每週在信箱裡回答好幾次
- 老闆想放手，但很多判斷還在自己腦袋裡
不適合誰
- 想要一個不經真人審核、直接回覆買家的聊天機器人
- 需要 ISO 等認證的稽核與簽核；我們協助撰寫 SOP，認證由您的品保或驗證單位負責
- 資深同事完全抽不出時間；整理經驗需要幾次簡短訪談
分工：您提供什麼、我們做什麼
您提供
- 現有文件與信件的存取權限
- 資深同事接受簡短訪談的時間
- 內容的審核與核准
- 哪些內容可以對外的決定
我們負責
- 訪談、整理與撰寫
- 知識庫架構、分類與權限設定
- AI 輔助起草，真人審核
- 定期更新與修改紀錄
怎麼合作
- 01
20 分鐘線上展示
告訴我們哪些問題最常卡住、卡在誰身上。
- 02
訂計畫與 KPI
決定先整理哪一塊、用什麼平台、怎麼衡量。
- 03
開始上工
訪談、起草、審核，每週一份報告。
- 04
持續更新
新問題補進去，過期內容更新。
怎麼開始：前幾週的工作順序
步驟 1: 選出第一塊
例如買家最常問的 20 個技術問題，或某個職位的新人上手流程。
步驟 2: 收集與訪談
收集現有文件與往來信件，並和最懂的人做簡短訪談。
步驟 3: 架構與第一批草稿
訂出分類與範本，寫出第一批問答與 SOP。
步驟 4: 審核並開始使用
由您的專家核准後，團隊開始使用；使用中發現的缺口，列進下一輪。
實際時程依您的資料量與回覆速度而定，會在計畫中與您確認，不預先承諾日期。
一個月的樣子（示意）
- 第 1 週
- 從業務信箱與詢盤收集新問題。
- 第 2–3 週
- 起草、請專家審核、上架到知識庫。
- 第 4 週
- 更新過期內容，回報新增了什麼、哪些問題被查最多。
我們使用的工具與平台
平台由您選擇，放在貴公司的帳號下：
- 知識庫平台
- Notion、Confluence、Google Workspace、Microsoft SharePoint，或您已在用的工具
- AI 助理
- 用於起草與查詢，工具有提供時使用企業版或關閉訓練的設定
- 官網 FAQ
- 適合公開的內容可以同步到官網
相關案例
對外的 FAQ 也是知識整理的一部分：這個案例從零建立英文內容與結構化 FAQ。
常見問題
- 知識庫裡會放哪些內容？
- 通常從最常卡住的地方開始：技術與規格問答、報價邏輯、產品 FAQ、SOP 與新人上手清單。先整理哪一塊，在計畫中與您決定。
- 內容都是 AI 寫的嗎？
- 不是。內容來自您資深同事的經驗與既有文件；AI 協助起草與整理，每一則都由真人審核，技術內容由您的專家核准後才使用。
- 知識庫放在哪裡？
- 放在您選定的平台，例如 Notion、Confluence、Google Workspace 或 SharePoint，帳號在貴公司名下，合作結束後照樣能用。
- 機密資料安全嗎？
- 每位同事使用自己的具名帳號，只開工作需要的權限，合作結束即移除。工具有提供設定時，我們使用企業版方案或關閉訓練選項，並告訴您哪些工具會接觸到您的資料。哪些內容屬於機密由您決定。
- 資深同事很忙，怎麼收集他們的經驗？
- 先從既有的 Email、報價單與規格書整理，再用幾次簡短訪談補足；訪談經同意後記錄，草稿寫好再請他們確認，不必他們自己動筆。
- 知識庫可以給客戶用嗎？
- 先以內部使用為主。適合公開的問答可以整理成官網 FAQ 與產品頁內容，對外版本與內部版本分開管理。
- 之後怎麼保持更新？
- 每頁都有負責人與更新紀錄。合作期間我們定期把新問題補進去、標示過期內容，並在報告中列出修改了什麼。
- 和營運支援的教育訓練有什麼不同？
- 營運支援的教育訓練是為招募與新人上手寫需要的文件；知識庫服務則是把全公司的經驗有系統地整理、建成可搜尋的知識庫，並持續維護。